Minit Mesyuarat Agung Tahunan Ketiga

Minit Mesyuarat Agung Tahunan Ketiga

Kelab Kesedaran Pendidikan, Pembangunan Kapasiti

dan Integrasi Nasional Daerah Larut dan Matang, Perak

[PPM-007-08-16052017]

Sebahagian ahli berdaftar yang hadir

Tarikh: 6 Februari 2019 (Rabu)

Masa: 4.30 petang

Tempat: 285 Lorong K, Aulong Lama, 34000 Taiping, Perak

1. Ucapan Pengerusi

Pengerusi mesyuarat memaklumkan bahawa pemilihan jawatankuasa baharu akan dilakukan pada kali ini, dan sepertimana dipersetujui sejak penubuhan Kelab, Surendran Govindasamy (pengerusi) dan Uthaya Sankar SB (setiausaha) tidak akan mempertahankan jawatan masing-masing.

2. Pengesahan jumlah kehadiran dan korum untuk meneruskan mesyuarat

Berdasarkan senarai terkini, jumlah ahli berdaftar Kelab adalah 16 orang dan 12 ahli berdaftar telah hadir. Maka, korum adalah mencukupi untuk meneruskan mesyuarat agung tahunan.

3. Pembentangan Minit Mesyuarat Agung Tahunan Kedua (11 Februari 2018)

Setiausaha membentangkan minit mesyuarat dan dipersetujui oleh semua ahli yang hadir.

4. Laporan Aktiviti Kelab Kesedaran (Januari – Disember 2018)

Seperti biasa, Kelab Kesedaran terlibat bersama-sama Persatuan Kebajikan Masyarakat India Aulong Lama (Sangam) dan Kumpulan Sasterawan Kavyan (Kavyan) dalam menjayakan Projek Komuniti Kavyan di Aulong Lama, Taiping, Perak.

Aktiviti yang dikendalikan adalah Kem Keluarga Bahagia (13 Januari 2018), Permainan Tradisional Kaum India (10 Februari 2018), Program Memperkasakan Wanita dan Beliawanis (10, 11, 17 dan 18 Mac 2018), Penghayatan Seni dan Budaya Menerusi Aktiviti Bahasa dan Sastera (5 Mei 2018), Kem Kepimpinan Projek Komuniti Kavyan (10 Jun 2018), dan Walkaton Merdeka (31 Ogos 2018).

5. Laporan Kewangan (1 Januari – 31 Disember 2018)

Bendahari membentangkan perincian wang masuk dan keluar sepanjang tahun. Para ahli bersetuju dan menerima pembentangan laporan itu.

6. Pemilihan Jawatankuasa Kelab Kesedaran (2019 – 2020)

Peralihan kuasa kepada barisan jawatankuasa baharu berjalan secara lancar kerana para ahli bersetuju sebulat suara dengan senarai nama-nama yang dicadangkan bagi setiap jawatan. Tidak ada pertandingan berlaku. Senarai jawatankuasa baharu adalah seperti berikut:

Pengerusi — M. Vanitha Murugan

Timbalan Pengerusi — Christiana Francis

Setiausaha — Magesuary Chrishnan

Penolong Setiausaha — Manju Subramaniam

Bendahari — Mariamah P. Kumarasamy

Penolong Bendahari — Mathana Nagarajan

AJK Kecil 1 — Shanmugarani P. Shanmugam

AJK Kecil 2 — Loganathan Veloo

AJK Kecil 3 — Anbarasi Thirupathi

Juru Audit — Jegavani Lengkan

Mesyuarat juga sebulat suara bersetuju mengekalkan penasihat kerana khidmat nasihat dan panduan daripada mereka amat diperlukan:

Dato’ Murugan Alimuthu

Encik Adam Arokia Ammaradass

7. Ucapan Pengerusi Baharu

Vanitha Murugan dalam ucapannya mengucapkan terima kasih atas keyakinan yang diletak oleh para ahli atas kepimpinannya. Beliau turut mengucapkan terima kasih kepada pemimpin dahulu yang memberikan bimbingan dan tunjuk ajar kepada barisan pelapis.

Vanitha Murugan memohon kerjasama barisan jawatankuasa baharu supaya pelbagai program dapat dirancang dan dilaksanakan dengan penuh jaya. Para ahli juga perlu menjalin hubungan dan komunikasi dua hala dengan masyarakat supaya semua program yang dirancang dapat membawa manfaat memperkasakan komuniti dan pembangunan kapasiti seperti diharapkan.

8. Membincangkan cadangan dan usul

Mesyuarat bersetuju supaya program besar diadakan dua bulan sekali, manakala program mingguan pula adalah kelas Thevaram/Bhajan dan Silambam. Program tambahan akan dirancang dan dikendalikan mengikut kesesuaian dan seperti diputuskan dalam mesyuarat jawatankuasa yang diadakan tiga bulan sekali.

9. Hal-hal Berbangkit

Para ahli meminta supaya Kumpulan Sasterawan Kavyan (Kavyan) dan Persatuan Kebajikan Masyarakat India Aulong Lama (Sangam) terus terlibat dalam pelbagai program komuniti secara kerjasama. Uthaya Sankar SB selaku presiden Kavyan, dan Loganathan Veloo selaku setiausaha Sangam bersetuju untuk meneruskan kerjasama itu.

10. Penangguhan Mesyuarat

Mesyuarat ditangguhkan pada 5.35 petang.

Minit Mesyuarat Pegawai Kelab Kesedaran 17/01

Tarikh: 1 September 2017 (Jumaat)

Masa: 5.00 petang

Tempat: 285 Lorong K, Aulong Lama, 34000 Taiping, Perak

1. Ucapan Pengerusi

1.1 Pengerusi mengalu-alukan para pegawai Kelab Kesedaran yang menyertai mesyuarat sulung ini (17/01) serta mengucapkan terima kasih atas komitmen yang diberikan.

2. Pembentangan Draf Minit Mesyuarat Agung Tahunan Pertama

2.1 Setiausaha membentangkan Minit Mesyuarat Agung Tahunan Pertama bertarikh 17 Jun 2017 untuk makluman para pegawai Kelab Kesedaran.

3. Pengesahan Ahli Baharu

3.1 Setiausaha memaklumkan bahawa tidak ada sebarang permohonan baharu diterima.

4. Pembentangan Laporan Kewangan

4.1 Bendahari membentangkan kedudukan kewangan Kelab Kesedaran dari 18 Jun hingga 31 Ogos 2017.

5. Pembentangan Laporan Aktiviti (Julai–Ogos 2017)

5.1 Vanitha Murugan melaporkan bahawa pegawai Kelab Kesedaran terlibat dalam membantu menjayakan Bengkel Baca Cerpen Kavyan pada 15 Julai 2017. Beberapa ahli Kelab Kesedaran serta anak-anak mereka turut menjadi peserta.

5.2 Mariamah P. Kumarasamy melaporkan bahawa pegawai Kelab Kesedaran telah membantu menjayakan Program Memperkasakan Remaja pada 31 Ogos dan 1 September 2017. Anak-anak (remaja) beberapa ahli Kelab Kesedaran juga menjadi peserta program ini.

6. Cadangan Aktiviti (September 2017 – Februari 2018)

6.1 Mesyuarat bersetuju untuk terus bekerjasama dengan Kumpulan Sasterawan Kavyan (Kavyan), Persatuan Kebajikan Masyarakat India Aulong Lama, Taiping (Sangam), Persatuan Pembangunan Kemahiran Insaniah Kaum India (Insaniah) dan sebagainya; jika melibatkan program yang selaras objektif penubuhan Kelab Kesedaran.

6.2 Kerjasama dengan pertubuhan lain akan membantu mengurangkan kos, menjimatkan tenaga, dan sekali gus membantu pegawai Kelab Kesedaran menimba ilmu dan pengalaman.

6.3 Pegawai dan ahli Kelab Kesedaran perlu digalakkan menyertai pelbagai program yang berlangsung di Dewan Sangam, Aulong Lama. Misalnya Kelas Thevaram (Ahad), Kelas Malam (Isnin), Kelas Kolattam (Khamis), Permainan Badminton (Sabtu) dan Latihan Silambam (Sabtu). [Rujuk di sini]

6.4 Mesyuarat bersetuju untuk terlibat sama menjayakan Kem Bangga Komuniti di bawah Projek Komuniti Kavyan pada 3 & 4 November 2017. Beberapa pegawai Kelab Kesedaran akan terlibat sebagai Jawatankuasa Pelaksana. Peluang ini boleh dimanfaatkan untuk menimba ilmu serta meningkatkan kemahiran diri. Anak-anak (remaja) ahli Kelab Kesedaran perlu digalakkan menjadi peserta, dan Kelab Kesedaran akan menampung yuran penyertaan mereka.

6.5 Para pegawai yang mempunyai sebarang cadangan lain diminta mengemukakannya pada mesyuarat akan datang.

7. Hal-hal Berbangkit

7.1 Tiada sebarang hal-hal berbangkit untuk dibincangkan.

8. Penangguhan Mesyuarat

8.1 Pengerusi memaklumkan bahawa Mesyuarat Pegawai Kelab Kesedaran seterusnya (17/02) akan diadakan pada Disember 2017. Tarikh dan masa akan dimaklumkan kemudian.

8.2 Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 6:30 petang dengan ucapan terima kasih daripada Pengerusi.

[Laporan ini bertarikh 6 September 2017]

Minit Mesyuarat Agung Tahunan Pertama

Tarikh: 17 Jun 2017 (Sabtu)

Masa: 6.00 petang

Kehadiran: 26 orang

1. Ucapan Pengerusi

1.1 Surendran Govindasamy selaku Pengerusi mengalu-alukan para ahli Kelab yang menyertai Mesyuarat Agung Tahunan Pertama serta mengucapkan terima kasih atas komitmen yang diberikan.

1.2 Pengerusi memaklumkan bahawa pendaftaran “Kelab Kesedaran Pendidikan, Pembangunan Kapasiti dan Integrasi Nasional Daerah Larut dan Matang, Perak” sudah diluluskan oleh Pendaftar Pertubuhan pada 16 Mei 2017.

1.3 Salinan surat Pendaftar Pertubuhan (ROS), Sijil Pendaftaran, dan Perlembagaan Kelab diletakkan di tempat urusan Kelab untuk rujukan.

2. Pembentangan Minit Mesyuarat Penubuhan

2.1 Uthaya Sankar SB selaku Setiausaha membentangkan minit mesyuarat penubuhan bertarikh 30 April 2017.

2.2 Minit mesyuarat berkenaan disahkan oleh semua yang hadir.

3. Pemilihan Ahli Jawatankuasa (Pegawai), Penasihat dan Juruaudit

3.1 Memandangkan beberapa individu yang menghadiri Mesyuarat Penubuhan (30 April 2017) dan dimasukkan sebagai AJK Penaja tidak lagi menjadi ahli Kelab, maka pemilihan pegawai Kelab dilakukan semula.

3.2 Senarai Pegawai Kelab adalah seperti berikut:

            Pengerusi: Surendran Govindasamy

            Timbalan Pengerusi: Vanitha Murugan

            Setiausaha: Uthaya Sankar SB

            Penolong Setiausaha: Manivale K. Arumugam

            Bendahari: Mariamah P. Kumarasamy

            AJK Biasa 1: Subramaniam Kerisnin

            AJK Biasa 2: Arayee Supramaniam

            AJK Biasa 3: Chitradevi P. Krishnan

            AJK Biasa 4: Christiana Francis

            AJK Biasa 5: Govila Kamalanathan

            AJK Biasa 6: Jaya Arokiasamy

            AJK Biasa 7: Jegavani Lengkan

            AJK Biasa 8: Kalaivani K. Veloo

            AJK Biasa 9: Letchimy Murukan

            AJK Biasa 10: Loganathan Veloo

            AJK Biasa 11: Magesuary Chrishnan

            AJK Biasa 12: Megala Naidu Krishnasamy

            AJK Biasa 13: Nanthakumaran M. Kunnasakaran

            AJK Biasa 14: Nermalah Singaram

            AJK Biasa 15: Shanmugarani P. Shanmugam

            AJK Biasa 16: Vanitha Maniam

3.3 Mesyuarat bersetuju sebulat suara melantik dua ahli berikut sebagai Juruaudit mengikut peruntukan dalam Perlembagaan Kelab:

            Juruaudit 1: Lee Pook Moi

            Juruaudit 2: Anthony Michael Vereiya

3.4 Mesyuarat juga bersetuju sebulat suara melantik dua individu berikut sebagai Penasihat Kelab mengikut peruntukan Perlembagaan Kelab:

            Penasihat 1: Datuk Murugan Alimuthu

            Penasihat 2: Adam Arokia Ammaradass

4. Laporan Kewangan

4.1 Mariamah P. Kumarasamy selaku Bendahari memaklumkan bahawa memandangkan ini adalah Mesyuarat Agung Tahunan Pertama, maka penyata kewangan tidak perlu diaudit dan tidak perlu dimasukkan dalam  sistem eroses.

4.4 Penyata Kewangan yang diaudit akan dibentang pada Mesyuarat Agung Tahunan Kedua pada tahun 2018.

5. Membuka Akaun Bank

5.1 Para ahli yang menghadiri mesyuarat bersetuju supaya akaun bank dibuka atas nama Kelab.

5.2 Tugas menguruskan pembukaan akaun di mana-mana bank yang sesuai diserahkan kepada Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari.

5.3 Pengurusan wang di bank, wang runcit di tangan, dan kuasa menandatangani cek adalah mengikut peruntukan Perlembagaan Kelab.

6. Aktiviti Kelab

6.1 Aktiviti yang dijalankan oleh Kelab perlulah selaras matlamat yang termaktub dalam Perlembagaan Kelab.

6.2 Para ahli bersetuju supaya Kelab turut terlibat dalam Projek Komuniti Kavyan anjuran Kumpulan Sasterawan Kavyan (Kavyan), Persatuan Kebajikan Masyarakat India Aulong Lama (Sangam) dan Persatuan Pembangunan Kemahiran Insaniah Kaum India (Insaniah) di Aulong Lama, Taiping, Perak.

7. Hal-hal Berbangkit

7.1 Mesyuarat membincangkan hal-hal lain yang tidak termasuk dalam agenda di atas, tetapi dirasakan perlu dibincangkan segera. Bagaimanapun, tiada sebarang hal-hal berbangkit untuk dibincangkan.

8. Penangguhan Mesyuarat

8.1 Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 7:30 malam dengan ucapan terima kasih daripada Pengerusi.

Minit Mesyuarat Penubuhan

Tarikh: 30 April 2017 (Ahad)

Masa : 9.00 pagi

Tempat: 285 Lorong K, Aulong Lama, 34000 Taiping, Perak

Kehadiran: 37 orang

1. Ucapan Pengerusi Mesyuarat Penubuhan

Uthaya Sankar SB selaku pengerusi mesyuarat mengucapkan terima kasih kepada semua yang menghadiri mesyuarat penubuhan ini. Beliau menerangkan matlamat mengadakan mesyuarat ini untuk menubuhkan sebuah kelab yang bertujuan memberi pelbagai peluang pembangunan kapasiti (capacity building) kepada masyarakat India di Daerah Larut dan Matang. Kelab ini menumpukan kepada aspek kesedaran pendidikan, kebudayaan, pembangunan kapasiti, mobiliti sosial dan integrasi nasional, dengan tumpuan khusus kepada penduduk kaum India di Daerah Larut dan Matang, Perak.

2. Meluluskan Nama dan Alamat Penubuhan

Mesyuarat membincangkan tentang nama pertubuhan dan bersetuju sebulat suara dengan nama “Kelab Kesedaran Pendidikan, Pembangunan Kapasiti dan Integrasi Nasional Daerah Larut dan Matang, Perak” dan alamat surat-menyurat di 285 Lorong K, Aulong Lama, 34000 Taiping, Perak.

3. Perlembagaan Pertubuhan

Mesyuarat berbincang tentang perlembagaan pertubuhan dan dengan sedikit pindaan, perlembagaan diluluskan oleh semua yang hadir.

4. Perlantikan Ahli Jawatankuasa Penubuhan

Ahli-ahli seperti berikut telah dipilih secara sebulat suara:

            Pengerusi: Surendran Govindasamy

            Timbalan Pengerusi: Vanitha Murugan

            Setiausaha: Uthaya Sankar SB

            Penolong Setiausaha: Manivale K. Arumugam

            Bendahari: Mariamah P. Kumarasamy

            AJK Biasa 1: Subramaniam Kerisnin

            AJK Biasa 2: Arayee Supramaniam

            AJK Biasa 3: Chitradevi P. Krishnan

            AJK Biasa 4: Christiana Francis

            AJK Biasa 5: Dhanam Muniretnam

            AJK Biasa 6: Govila Kamalanathan

            AJK Biasa 7: Jaya Arokiasamy

            AJK Biasa 8: Jegavani Lengkan

            AJK Biasa 9: Kalaivani K. Veloo

            AJK Biasa 10: Letchimy Murukan

            AJK Biasa 11: Loganathan Veloo

            AJK Biasa 12: Magesuary Chrishnan

            AJK Biasa 13: Mariayee Murugayah

            AJK Biasa 14: Megala Naidu Krishnasamy

            AJK Biasa 15: Nanthakumaran M. Kunnasakaran

            AJK Biasa 16: Nermalah Singaram

            AJK Biasa 17: Pushpah Arjunan

            AJK Biasa 18: Shanmugarani P. Shanmugam

            AJK Biasa 19: Vanitha Maniam

            AJK Biasa 20: Vijayarani Palanisamy

5. Mendaftar dengan Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia

Mesyuarat bersetuju untuk mendaftarkan pertubuhan ini dengan Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia (JPPM). Tugas bagi pendaftaran ini secara dalam talian (online) diserahkan kepada Setiausaha untuk menguruskannya.

6. Membuka Akaun Bank

Mesyuarat bersetuju supaya akaun bank dibuka atas nama pertubuhan. Tugas menguruskan pembukaan akaun di mana-mana bank yang sesuai diserahkan kepada Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari. Pembukaan akaun bank perlu dilakukan segera selepas pendaftaran pertubuhan diluluskan oleh JPPM. Pengurusan wang di bank, wang runcit di tangan, dan kuasa menandatangani cek adalah mengikut peruntukan Perlembagaan Pertubuhan.

7. Penasihat dan Juruaudit

Mesyuarat turut membincangkan dan bersetuju sebulat suara dengan lantikan ini untuk dilakukan selepas pendaftaran pertubuhan diluluskan oleh JPPM.

            Penasihat 1: Datuk Murugan Alimuthu

            Penasihat 2: Adam Arokia Ammaradass

            Juruaudit 1: Lee Pook Moi

            Juruaudit 2: Anthony Michael Vereiya

8.  Mesyuarat ditamatkan pada jam 11:30 pagi.

[Nota: Pendaftaran diluluskan oleh JPPM pada 16 Mei 2017]